Коллекция насчитывает более 25 тысяч единиц хранения и является собранием документов предприятий, организаций, отдельных лиц. Систематизирована по тематическому, хронологическому, отраслевому и номинальному принципам. Основные отделы: документы досоветского периода (до февраля 1917 года); документы периода революции и гражданской войны (февраль 1917–1922); документы советского периода (1922-1991); документы постсоветского периода (с 1992 года). В каждом периоде выделены разделы: государство; общественно-политическая жизнь; экономика; культура; наука, образование; здравоохранение; спорт; религия; природа. Внутренняя структура разделов зависит от наличия документов, представляющих то или иное предприятие, организацию, лицо. В отдельные коллекции выделены графические (карты, планы, проекты, чертежи, схемы) и аудиовизуальные источники (грампластинки, магнитные пленки, диски).
Начало формирования документов досоветского периода положено сотрудниками ЗСОИРГО в последней трети XIX – начале XX веков. Одними из первых в музей поступили старинные рукописные и печатные документы: Бюллетень с окончанием военно-походного журнала Русской армии о взятии крепости Хотин и пленении Колчак-паши (1739); Дневник П.И. Шангина (1786), “Историческая записка о Камчатке” (1819), Листовка-таблица с головоломкой "Всепресветлейшему Императору Петру Великому вечно достойная память" (XVIII – начало XIX). Интерес к изучению Сибири выразился в сборе в библиотеку ЗСОИРГО рукописей многих исследователей из различных сибирских городов. В настоящее время эта часть коллекции насчитывает более 300 единиц хранения. Среди её авторов А.А. Адрианов (1853-1920), А.А. Александров (1858-1902), И.Ф. Бабков (Бобков) (1827-1905), Н.Н. Балкашин (1838-1887), Г.Ю. Гранэ (1882-1956), Н.П. Григоровский (?-1883), Д.А. Клеменц (1848-1914), Н.А. Костров (1822-1881), С.Т. Мирошниченко (1833-1902), А.Е. Новоселов (1884-1918), Г.Н. Потанин (1835-1920), М.М. Сиязов (1858-1914), И.Я. Словцов (1844-1907), Ю.А. Шмидт (?-1910) и другие. Деятельность ЗСОИРГО (1879-1914) представлена перепиской распорядительного комитета, наградными и приветственными документами, проектами первого деревянного и нового каменного зданий музея, рекламными изданиями. Документы досоветского периода имеются по всем разделам кроме раздела “спорт”. Особенно можно отметить следующие группы документов: сборники листовых изданий государственных документов Российской империи (1773-1853); документы брачного обыска Христо-Рождественской церкви села Рыбино Тарского округа Тобольской губернии(1853-1896); агитационные листки и документальные пломбы на урны для голосования на выборах в Государственную Думу (1906); наградные свидетельства и рекламные издания Западно-Сибирской выставки 1911 года в Омске; письма участников первой мировой войны (1914-1915); документы Римско-католического костела (переписка, счета омских предприятий 1873-1917) и Римско-католического благотворительного общества (1912-1913).
Документы периода революции и гражданской войны в основном представлены листовыми изданиями различных государственных и общественно-политических сил России по злободневным темам: февральская и октябрьская революции, отречение царя от престола, выборы в Советы, выборы в Учредительное собрание, военные действия на разных фронтах. Советы и их исполнительные комитеты (в Бийске, Иркутске, Канске, Омске, Оренбурге, Петрограде, Татарске, Тюмени), Временное и Временное Сибирское правительства, Российское правительство и Верховный Правитель А.В. Колчак. Социал-демократы интернационалисты, социал-революционеры максималисты, Омский комитет РКП (б), Урало-Сибирское бюро ЦК РК (б). Профсоюзные организации Атбасара, Ишима, Омска, Петрограда, Петропавловска, Семипалатинска, Татарска, Тюмени и другие общественные организации. Среди немногочисленных персональных коллекций выделяются документы З.И. Лобкова, члена Омского комитета РКП (б) (1917), П.Х. Михельсона, служащего Продовольственно-экономического комитета Краевого Совета Западной Сибири и Урала (1917-1918); К.А. Немчинова, торгового работника (1918-1919), П.Г. Пронина, старшего унтер-офицера 26 Сибирского стрелкового полка (1917-1918); Г.Г. Садильникова, капитана Сибирской армии белых (1919-1920).
Документы советского периода разнообразны по видам, которые условно можно объединить в следующие группы: документы различных организаций и предприятий (акты, анкеты, ведомости, договоры, журналы, квитанции, обязательства, описи, отчеты, патенты, переписка, планы, приговоры, приказы, постановления, программы, протоколы, рапорты, расписания, распоряжения, решения, резолюции, списки, справки, стенограммы, уставы и другое); личные документы (автобиографии, аттестаты, дипломы, билеты входные и членские, дневники, записки, книжки красноармейские и орденские, книжки трудовые и зачетные, книжки сберегательные и платежные, мандаты, паспорта, переписка, приглашения, пропуска, путевки, рекомендации, удостоверения, характеристики и другое). Особую группу составляют наградные и приветственные документы как предприятий, организаций, так и отдельных лиц (адреса приветственные и поздравительные, благодарности, дипломы, грамоты похвальные и почетные, грамоты трудовые и спортивные, свидетельства о присвоении званий и другое).
Деятельность советского государства наиболее полно представлена темами: выборы в Советы (1937-1973, 1989-1990)); всесоюзные переписи населения (1938, 1970,1979, 1989); В.И. Ленин (1921-1924); персоналии военнослужащих (20), депутатов Советов (23), репрессированных (22), спецпоселенцев (21). Персоналии участников Великой Отечественной войны (87) и тружеников тыла (65) выделены отдельно. Среди участников войны - 13 Героев Советского Союза (Н.А. Бенеш, Л.Н. Гуртьев, Г.К. Жуков, Г.П. Ионин, Ф.И. Крылов, М.М. Кузьмин, Н.В. Кузнецов, П.В. Кучумов, М.И. Леонов, Б.И. Лозоренко, Н.Н. Савиных, В.М. Тытарь, И.М. Шпигунов). Коллекцию по Великой Отечественной войне значительно дополняют газеты (центральные, местные, красноармейские), листовки фронта и тыла. Музей имеет практически полную коллекцию листовок издания газеты «Омская правда» со сводками информбюро (июль 1941 - май 1945).
Раздел «Общественно-политическая жизнь советского периода» включает коллекции политических и общественных организаций, добровольных обществ и союзов, памятных событий, периодических изданий, персоналий политических и общественных деятелей (68), ветеранов войны и труда (95). Здесь интересны документы и агитационные издания о становлении потребительской и производственной кооперации (1923-1933); Книги почета Всесоюзного социалистического соревнования и передовиков сельского хозяйства Омской области (1945-1970); рапорты комсомольских организаций (1958-1981); документы Советов ветеранов 308 и 364 стрелковых дивизий; материалы о праздновании 250-летия Омска (1966).
Раздел «Экономика советского периода» открывают материалы всесоюзных сельскохозяйственных выставок (1923-1956) и наградные документы Омска и Омской области (1958, 1973). Деятельность промышленных, перерабатывающих, строительных, транспортных, сельскохозяйственных и других предприятий в основном раскрывается через их участие в социалистических соревнованиях по выполнению производственных планов, борьбе за звание коллективов коммунистического труда, внедрение наставничества, развитие рационализаторства и изобретательства, привлечения рабочих в научно-исследовательскую работу. Персоналии работников предприятий (291) — это коллекции победителей социалистического соревнования, ударников коммунистического труда, передовиков и новаторов производства, наставников молодежи, рационализаторов и изобретателей. Cреди них - 6 коллекций Героев Социалистического Труда (М.Ф. Жук, М.М. Зуева, А.К. Мержвинская, И.И. Орлова, А.И. Позднякова, А.С. Шатохин). Наиболее крупными являются коллекции следующих предприятий: Агрегатный завод им. В.В. Куйбышева, Омская швейная фабрика «Большевичка», Омский моторостроительный завод им. П.И. Баранова, Омский нефтеперерабатывающий завод, Омское производственное хлопчато-бумажное объединение «Восток», Омский радиозавод им. А.С. Попова, Омский Сибзавод им. Борцов революции, Омский завод «Электроточприбор», Калачинская МТС.
В остальных разделах советского периода (культура, наука, образование, спорт, религия, природа) значительно представлены коллекции следующих организаций и учреждений: Дворец культуры завода им. П.И. Баранова, Омский областной краеведческий музей, Омский областной драматический театр, 19 и 65 средние школы города Омска, Западно-Сибирская зональная опытная станция по птицеводству, Омский областной студенческий строительный отряд, Омское управление гидрометеорологической службы и некоторые другие организации.
Постсоветский период богат большим количеством предвыборных агитационных материалов различных политических и общественных организаций и документов о новых формах организации деятельности во многих сферах.